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mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können, klingt nach enormer Zeitersparnis: Telefonieren mit dem an der Schulter eingeklemmten Hörer, gleichzeitig die einkommende Post sortieren, nebenbei noch einen Blick auf den Bildschirm werfen, wer da gerade eine neue E-Mail geschickt hat und der Mitarbeiterin per Augenkontakt mitteilen, dass bitte ein frischer Kaffee gebracht werden möge. In Ruhe arbeiten scheint nicht mehr angesagt zu sein, der Mitarbeiter von heute muss Multitasking beherrschen – mit unerwünschten Nebenwirkungen.


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Der Zeitaufwand wird tatsächlich größer

Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig angeht, brauche länger, mache mehr Fehler und handele sich mehr Stress ein, erklärt Prof. Dirk Windemuth vom Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) in Berlin. So sinkt die Leistung unter dem Strich. "Man wird schlechter, und die Konzentration lässt nach."

Der Stresspegel steigt

Weil Mitarbeiter einen höheren Zeitdruck empfinden, wenn sich immer mehr Aufgaben auf ihrem Schreibtisch stapeln, erläutert Psychologin Anja Baethge von der Universität Leipzig, die für die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) eine Studie zum Thema Multitasking verfasst hat. Hinzu komme die wachsende Informationsflut im Berufsleben, ergänzt Windemuth. Denn durch Handy, E-Mails, Messenger und soziale Netzwerke wie Facebook seien Berufstätige heute ständig auf etlichen Kanälen erreichbar. Dadurch müssen sie immer mehr Dinge gleichzeitig im Blick haben.

In Ruhe arbeiten ist effektiver

Damit die Arbeit nicht darunter leidet, müssen Berufstätige versuchen, Ablenkungen zu vermeiden. Dazu hilft es zum Beispiel, die Benachrichtigungen für neue E-Mails am PC auszuschalten, rät Windemuth. Statt jede neue Nachricht gleich anzuklicken, gehen Berufstätige den Posteingang besser drei- bis fünfmal am Tag am Stück durch. Hilfreich sei es auch, wenn Kollegen sich gelegentlich im Wechsel eine "stille Stunde" gestatten. "In der Zeit übernimmt der andere dann das Telefon, damit man sich auf eine längere Aufgabe konzentrieren kann."

Prioritäten setzen

Damit jeder immer voll bei der Sache ist, gehen Berufstätige außerdem am besten immer eine Aufgabe nach der anderen an, empfiehlt Windemuth. Dafür müssten sie zunächst lernen, Prioritäten zu setzen und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Beim Prioritätensetzen hilft das Eisenhower-Prinzip, wie die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) in einem Online-Ratgeber zu Stress im Beruf erläutert. Danach lassen sich Aufgaben in wichtig oder unwichtig sowie eilig oder nicht eilig unterteilen. Wer das tut, sieht schnell, dass er seine Arbeit nicht bei jeder neuen Anfrage sofort unterbrechen muss. Das gilt höchstens für wichtige und eilige Dinge, die plötzlich auf dem Schreibtisch landen. Alles andere wird für später eingeplant oder delegiert.

Nur 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen

Auch To-Do-Listen können helfen, den Überblick zu behalten und seine Aufgaben Punkt für Punkt abzuarbeiten. Dabei dürfen Mitarbeiter sich aber nicht zu viel vornehmen - sonst müssen sie am Ende doch wieder alles auf einmal erledigen. Die VBG rät, nur 60 Prozent der Arbeitszeit zu verplanen - der Rest bleibt als Puffer frei.

Moderne Unternehmen bieten Frei-Räume an

Die Zufriedenheit und somit die Effektivität steigt erheblich an, wenn Mitarbeiter flexibel arbeiten und kommunizieren können. Die alt-klassischen, kleinen Büros für 2 Mitarbeiter sind ebenso aus der Mode wie die Großraumbüros mit einer hohen Grundlautstärke. Kreativzonen werden in modern geführten Unternehmen genauso angeboten wie Freizeit-Räume, in denen entspannt und geplaudert werden kann bis hin zu Sporträumen. Das ist auch Multitasking, nur nacheinander.

Roland Börck